Acta-B LEXAct
La configuration du lien avec Acta-B LEXAct se fait à partir du compte de comptable. Pour configurer le lien avec Acta-B LEXAct, vous avez besoin d'un compte de comptable gratuit sur enFact.
Exigences :
Vous avez un compte de comptable (INFO)
Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO)
Vous avez installé l'application "Accounting Downloader" sur l'ordinateur ou le serveur où vous souhaitez recevoir les documents (et où Acta-B LEXAct est installé). (INFO)
Si vos dossiers de clients enFact sont déjà liés à votre compte de comptable, vous pouvez ignorer les étapes 1 et 2.
Étape 1. Créez un compte de comptable gratuit
Rendez-vous sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour un compte gratuit.
Étape 2. Lien entre le client enFact et le compte de comptable
Le client doit maintenant lier son compte enFact individuel au compte de comptable global. Ce lien doit être établi dans le compte enFact du client.
Veuillez fournir l'adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre cabinet, ainsi que les instructions suivantes à votre client :
Connectez-vous à enFact.
Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite pour ouvrir le menu.
Accédez à 'Paramètres de l'entreprise'.
Allez à l'onglet 'Utilisateurs' à gauche.
Faites défiler vers le bas de la page jusqu'à 'Comptables et utilisateurs de support'.
Cliquez sur le bouton vert '+ Ajouter un utilisateur externe'.
Entrez l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail utilisée pour créer le compte de comptable].
Cliquez sur le bouton vert 'Ajouter'.
Une fois cela fait, le dossier apparaîtra dans le compte de comptable sous 'Dossiers' et l'accès sera établi.
Étape 3. Installer "Accounting Downloader"
Pour traiter les documents d'enFact dans certains logiciels comptables, ils doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou localement sur un PC). L'outil 'Accounting downloader' s'en charge. Vous pouvez télécharger et installer ce programme facilement depuis votre compte de comptable en suivant le lien ci-dessous.
Accounting DownloaderÉtape 4. Activer la liaison avec Acta-B LEXAct
Cliquez sur l'adresse e-mail en haut à droite de votre compte de comptable.
Sélectionnez 'Applications et connexions'.
Activez la liaison 'Adsolut' sous 'Applications et connexions relatives à la comptabilité'.
Une fois activée, un bouton 'Acta-B LEXAct' apparaîtra dans le menu de gauche.
Étape 5. Configuration de la liaison avec Acta-B LEXAct
Menu 'Appareils de Téléchargement'
Cliquez sur 'Appareils de Téléchargement' dans le menu de gauche. Rafraîchissez la page : vous verrez maintenant les appareils disponibles.
Cliquez sur le bouton jaune 'Paramètres' dans l'écran ci-dessus pour transférer les fichiers UBL d'enFact vers le dossier approprié sur votre ordinateur :
Dans le champ 'Dossier principal (...)', vous devez donc vérifier les informations ci-dessus. Par défaut, tous les fichiers sont envoyés sous le dossier "c:\enFact", mais cela peut varier et peut être configuré dans cet écran. Le code de dossier sera configuré ultérieurement par dossier, et le dossier importation sera créé automatiquement.
Accounting Downloader place ensuite les fichiers UBL dans le dossier suivant, par exemple: c:\enFact\codedossier\importation
Menu 'Acta-B LEXAct'
Ici, vous trouverez les dossiers Acta-B LEXAct liés. Cliquez en haut à droite sur '+ Créer une nouvelle connexion' pour lier un dossier Acta-B LEXAct. Le 'Code de dossier' se trouve dans votre environnement Acta-B LEXAct.
Aperçu :
Transférer des documents vers Acta-B LEXAct
Une fois que la liaison avec Acta-B LEXAct est activée, une icône apparaît sur le côté gauche de l'aperçu des factures dans le compte client.
Les documents pour lesquels il n'y a pas encore d'icône Acta-B LEXAct (c'est-à-dire qui n'ont pas encore été transférés au comptable) sont répertoriés dans le compte de comptable, en haut à droite sous 'Documents à traiter'.
Cliquez sur 'Envoyer des documents au fichier Acta-B LEXAct' :
Ici, vous pouvez sélectionner un appareil : par exemple, PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé, ... Accounting Downloader fonctionne en arrière-plan sur chacun de ces appareils. Après l'envoi, il téléchargera automatiquement les fichiers et les placera dans le dossier approprié.
À partir de maintenant, vous pouvez ouvrir Acta-B LEXAct et lire et traiter ces fichiers via Acta-B LEXAct (voir Étape 6).
Avec cette méthode, il n'est pas nécessaire de définir un appareil par défaut : vous pouvez en effet attribuer un appareil à chaque dossier individuellement.
Avancé : activer l'envoi automatique
Il est possible d'activer l'option 'envoi automatique' depuis le compte comptable. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, les documents sont envoyés une fois par jour (la nuit) vers le compte de comptable. Cela comprend ce qui suit :
Factures de vente : Sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Notes de crédit : Sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Bordereaux d'achat : Sont automatiquement envoyés lorsqu'ils ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Documents d'achat entrants (via adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : Ils ne sont pas automatiquement envoyés mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, soit en les enregistrant comme achats (voir point suivant), soit en les envoyant manuellement au comptable.
Factures d'achat : Toutes les factures d'achat que vous traitez via le module 'Achats' ou la liste de traitement sont automatiquement envoyées.
Réglage Étape 1 : définir 'l'appareil par défaut'
Pour permettre cet envoi, un 'Appareil par Défaut' doit être configuré. Par exemple, la Société A envoie au Cabinet Comptable Y. Cependant, la Société A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être envoyés. Par conséquent, le Cabinet Comptable Y doit définir un 'Appareil par Défaut' (par exemple, un serveur partagé) sur lequel les documents doivent être reçus. Si un tel appareil n'est pas configuré, le client ne peut pas envoyer ses documents lui-même.
Dans le menu de gauche de votre compte de comptable, cliquez sur 'Acta-B LEXAct'.
Sur cette page, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite 'Paramètres'.
Via le bouton jaune 'Paramètres', vous pouvez indiquer comment les documents provenant des comptes clients dans enFact seront transférés. En plus de 'Appareil', vous pouvez sélectionner l'un des appareils que vous avez configurés, ou choisir l'environnement du serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n'est défini, le transfert automatique ne peut pas être effectué.
Réglage Étape 2 : activer le transfert
Dans le compte comptable, cliquez sur 'Acta-B LEXAct' dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Consulter » à côté du dossier que vous avez choisi
En haut à gauche, vous voyez les détails du dossier : ici, déplacez le bouton à côté de « Transférer automatiquement les documents d'achat et de vente » pour qu'il devienne vert (= actif). La transmission automatique est maintenant active.
Transfert manuel à partir du compte client
Une fois qu'un 'appareil par défaut' est défini, le client peut également manuellement envoyer des documents vers Acta-B LEXAct depuis son compte :
Icône Acta-B LEXAct Orange sur la ligne de facture : Déjà envoyé au comptable et récupéré par Accounting Downloader (= 'envoi réussi')
Icône Acta-B LEXAct Gris sur la ligne de facture : Déjà envoyé au comptable, mais pas encore récupéré par Accounting Downloader
Étape 6. Importer les UBL dans Acta-B LEXAct
Les documents UBL sont placés dans le dossier approprié pour être traités dans Acta-B LEXAct. Dans Lexact, vous pouvez actuellement lire les factures d'achat et de vente UBL. Pour ce faire, vous les faites glisser de l'explorateur vers les écrans d'enregistrement dans les journaux appropriés sous « 02.31 Saisie d'enregistrements ».
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