Winbooks Classic Sync
La configuration de l’intégration avec WinBooks Classic se fait depuis le compte comptable. Pour mettre en place cette intégration, vous devez disposer d’un compte comptable enFact gratuit.
Prérequis :
Vous disposez d’un compte comptable (INFO)
Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO)
Vous avez installé l’application « Accounting Downloader » sur l’ordinateur ou le serveur sur lequel vous souhaitez recevoir les documents (et où WinBooks Classic est installé). (INFO)
Ignorez les étapes 1 et 2 si vos dossiers clients enFact sont déjà liés à votre compte comptable.
Étape 1. Créer un compte comptable gratuit
Rendez-vous sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour un compte gratuit.
Étape 2. Lier un client enFact au compte comptable
Le client doit maintenant lier son compte enFact individuel au compte comptable. Cette liaison doit être effectuée dans le compte enFact du client.
Transmettez à votre client l’adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre cabinet, accompagnée des instructions ci-dessous :
Connectez-vous à enFact.
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
Accédez à « Paramètres de l’entreprise ».
Allez dans l’onglet « Utilisateurs » sur la gauche.
Faites défiler la page vers le bas jusqu’à « Comptables et utilisateurs de soutien ».
Cliquez sur le bouton vert « + Ajouter un utilisateur externe ».
Saisissez l’adresse e-mail suivante : [adresse e-mail utilisée pour créer le compte comptable]
Cliquez sur le bouton vert « Ajouter ».
Une fois cette étape complétée, le dossier apparaîtra dans le compte comptable sous « Dossiers » et l’accès sera accordé.
Étape 3. Installer Accounting Downloader
Pour traiter les documents provenant d’enFact dans certains logiciels comptables, ceux-ci doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou localement sur un PC). L’outil « Accounting Downloader » s’en charge. Vous pouvez facilement télécharger et installer ce programme depuis votre compte comptable via le lien ci-dessous.
Accounting DownloaderÉtape 4. Activer la connexion avec WinBooks Classic
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail dans le compte comptable.
Sélectionnez « Applications et connexions ».
Dans la section « CComptabilité », activez l’intégration « WinBooks Classic Sync ».
Un bouton « WinBooks Classic » apparaîtra alors dans le menu à gauche.
Étape 5. Configurer l’intégration avec WinBooks Classic
Menu « Appareils de téléchargement »
Cliquez dans le menu de gauche sur « Appareils de téléchargement » et actualisez la page : vous y verrez les appareils disponibles.
Cliquez dans l’écran ci-dessus sur le bouton jaune « Paramètres » afin d’envoyer les fichiers UBL depuis enFact vers le bon dossier sur votre ordinateur :
Dans le champ « Dossier principal de Wibooks Classic », vous pouvez vérifier ces informations. Par défaut, tous les fichiers sont placés dans le dossier « c:\WinBooks\Data », mais cela peut varier et peut être configuré dans cet écran. Le code du dossier sera défini ultérieurement par dossier.
Accounting Downloader placera alors les fichiers UBL, par exemple, dans le dossier suivant : c:\WinBooks\Data\codedossier\import
Il est également possible d’envoyer des « Autres documents d’entreprise » vers enFact. Il s’agit de documents pertinents pour votre entreprise, mais qui ne sont ni des documents d’achat ni de vente. Cette option n’est visible que si un module lié aux « Documents d’entreprise » est activé. Ces documents sont créés dans un dossier cible « documents », à côté des dossiers d’achats et de ventes. Vous trouverez plus d’informations sur ces « Documents d’entreprise » ici :
Documents d'entrepriseMenu « WinBooks Classic »
Vous voyez ici les dossiers WinBooks Classic liés. Cliquez en haut à droite sur « + Configurer une nouvelle connexion » afin de connecter un dossier WinBooks Classic. Le « code dossier » se trouve dans votre environnement WinBooks Classic.
Aperçu :
Envoyer des documents vers WinBooks Classic
Si la connexion avec WinBooks Classic est activée, une icône apparaît dans le compte client, à gauche de l’aperçu des factures.
Les documents pour lesquels aucune icône WinBooks Classic n’apparaît encore (= pas encore envoyés au comptable) sont listés dans le compte comptable, en haut à droite, sous « Documents à traiter ».
Cliquez sur « Transférer les documents vers WinBooks Classic » :
Vous pouvez y sélectionner un appareil : par exemple PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé, … Sur chacun de ces appareils, l’Accounting Downloader fonctionne en arrière-plan. Après l’envoi, celui-ci téléchargera automatiquement les fichiers et les placera dans le bon dossier.
Vous pouvez ensuite ouvrir WinBooks Classic et lire et traiter ces fichiers directement dans WinBooks Classic (voir Étape 6).
Avec cette méthode, il n’est pas nécessaire de définir un appareil par défaut : vous pouvez attribuer un appareil dossier par dossier.
Avancé : activer l’envoi automatique
Il est possible d’activer « l'envoi automatique » depuis le compte comptable. De cette manière, les documents sont envoyés une fois par jour (pendant la nuit) vers le compte comptable. Cela implique les éléments suivants :
Factures de vente : sont envoyées automatiquement lorsqu’elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Notes de crédit : sont envoyées automatiquement lorsqu’elles ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Bordereaux d’achat : sont envoyés automatiquement lorsqu’ils ont le statut « envoyé » ou « payé ».
Documents d’achat entrants (via l’adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : ils ne sont pas envoyés automatiquement et doivent être approuvés manuellement pour l’envoi, soit en les enregistrant comme achat (voir point suivant), soit en les envoyant manuellement au comptable.
Factures d’achat : toutes les factures d’achat traitées via le module « Achats » ou la liste de traitement sont envoyées automatiquement.
Autres documents d’entreprise : sont envoyés automatiquement dès leur ajout.
Paramétrage étape 1 : définir un appareil par défaut
Pour permettre cet envoi, un « appareil par défaut » doit être défini. L’entreprise A envoie des documents au cabinet comptable Y. Cependant, l’entreprise A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être reçus. Le cabinet comptable Y doit donc définir un « appareil par défaut » (par exemple un serveur partagé) sur lequel les documents doivent arriver. Si aucun appareil n’est défini, le client ne pourra pas envoyer ses documents lui-même.
Dans le compte comptable, cliquez dans le menu de gauche sur « WinBooks Classic ».
Sur cette page, cliquez en haut à droite sur le bouton jaune « Paramètres ».
Via le bouton jaune « Paramètres », vous pouvez définir comment les documents des comptes clients dans enFact seront envoyés. À côté de « Appareil », vous pouvez sélectionner l’un des appareils que vous avez configurés, ou choisir l’environnement de serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n’est défini, l’envoi automatique n’est pas possible.
Paramétrage étape 2 : activer l’envoi
Dans le compte comptable, cliquez dans le menu de gauche sur « WinBooks Classic ».
Cliquez sur « Voir » à côté du dossier que vous avez sélectionné.
En haut à gauche, vous voyez les données du dossier : activez le bouton à côté de « Envoyer automatiquement les documents d’achat et de vente » afin qu’il devienne vert (= actif). L’envoi automatique est maintenant activé.
Envoi manuel depuis le compte client
Une fois un appareil par défaut défini, le client peut également envoyer manuellement des documents vers WinBooks Classic depuis son compte.
Depuis les aperçus des factures de vente, des notes de crédit et des achats, il est possible de sélectionner des documents. Via le bouton bleu « Actions » en haut à droite, vous pouvez choisir « Envoyer les documents sélectionnés vers WinBooks ». Une icône apparaîtra alors pour chaque document envoyé :
Icône WinBooks Classic bleue sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable et récupérée par Accounting Downloader (= « envoyé avec succès »)
Icône WinBooks Classic grise sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable, mais pas encore récupérée par Accounting Downloader
Étape 6. Importer les fichiers UBL dans WinBooks Classic
Les documents UBL sont placés dans un dossier en vue de leur traitement dans WinBooks Classic. Consultez le guide de WinBooks Classic pour savoir comment importer et traiter ces documents :
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