Clôture TVA

En tant que comptable, vous pouvez demander à vos clients une confirmation de la clôture de leurs périodes TVA. Pour chaque période TVA, le client peut confirmer que tous les documents sont disponibles dans enFact et ont été transmis via une connexion comptable. Vous recevez en tant que comptable une confirmation par e-mail (configurable). La périodicité TVA (mensuelle ou trimestrielle) peut être définie pour chaque dossier. Le client reçoit une demande de confirmation sur son tableau de bord durant le mois qui suit la période TVA concernée.

En tant que comptable, vous disposez alors dans votre compte comptable d'un aperçu indiquant l'état d'avancement de chaque client concernant le chargement de tous les documents relatifs à la période TVA demandée.

Activer le bouton d'action « Clôturer la période comptable »

• Dans le compte comptable, cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite.

• Ouvrez « Paramètres de l'entreprise ».

• Sélectionnez l'onglet « Clôture TVA ».

• Activez « Demander une confirmation du client » en faisant glisser le curseur jusqu’à ce qu’il devienne vert.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des « Instructions facultatives ».

• Appuyer sur le bouton jaune « Enregistrer ».

En demandant une confirmation au client, une notification apparaît sur le tableau de bord du client. Par exemple:

Au début de la période TVA configurée, cette notification prend la forme d'un bouton jaune (rappel). À l'approche de la fin de la période TVA, ce bouton devient rouge (avertissement). Dès que le client confirme la clôture, le bouton devient vert et un message de confirmation s'affiche.

Les « Instructions facultatives », lorsqu'elles sont renseignées par le comptable, s'affichent lorsque le client clique sur le bouton d'action « Clôturer la période comptable ».

Aperçu dans le compte comptable

Via le bouton « Clôtures TVA » dans le menu de gauche, vous pouvez consulter l'aperçu de vos dossiers.

Aperçu filtré via les tuiles

Après avoir cliqué sur « Appliquer le filtre », les tuiles situées en haut de la page permettent d'afficher trois aperçus distincts :

• En attente de clôture par le client : pour ces dossiers, le client n'a pas encore confirmé que tous les documents relatifs à la période TVA ont été téléchargés.

• Confirmation reçue du client, prêt pour la déclaration TVA : pour ces dossiers, le client a déjà confirmé que tous les documents relatifs à la période TVA ont été téléchargés. Le comptable peut alors préparer la déclaration TVA.

• Déclarations TVA introduites : lorsque le comptable a finalisé la déclaration TVA, il peut l'indiquer dans l'aperçu. Les dossiers terminés sont ensuite retirés de l'apercu.

Aperçu des clôtures TVA

• Mois de déclaration : permet de consulter, pour chaque mois, quels dossiers sont encore en attente. Cet aperçu sert également d'historique des confirmations envoyées par les clients.

• Nom : nom du dossier client dans enFact.

• Période de déclaration : correspond à la période TVA à clôturer. « T » désigne une déclaration trimestrielle et « M » une déclaration mensuelle. Voir plus loin comment définir la périodicité TVA pour chaque dossier.

• Documents non traités : documents présents dans une liste « À traiter » (achats, factures de vente externes, selfbilling).

• Documents à transmettre : documents prêts à être envoyés et appartenant à la période TVA indiquée. Cette colonne est principalement utile pour les comptes où l'envoi automatique n'est pas activé.

• Clôture par le client : statut de la confirmation du client. Les statuts suivants sont possibles :

  • Non applicable : au cours d'un trimestre, un déclarant trimestriel ne doit pas transmettre de confirmation chaque mois. Par exemple, au mois de mai, le statut affiché sera « Non applicable » pour un déclarant trimestriel.

  • En attente de clôture par le client : le client doit confirmer la période concernée, mais ne l'a pas encore fait. Le bouton est jaune au départ et devient rouge à mesure que la date limite de la déclaration TVA approche.

  • Reçu : le client a confirmé depuis son compte que tous les documents relatifs à la période de déclaration ont été téléchargés.

  • Non reçu : le client n'a effectué aucune confirmation.

  • Déclaration TVA déposée : après validation par le comptable, le bouton de statut devient vert (voir ci-dessous).

Indiquer qu'une déclaration TVA a été déposée

Via la flèche située à droite du bouton « Voir les détails », vous pouvez indiquer que la déclaration TVA a été déposée et que vous souhaitez clôturer définitivement cette période.

L'aperçu indiquera alors que la déclaration TVA a été déposée. Via le bouton jaune « Filtres », vous pouvez ensuite affiner l'affichage afin, par exemple, de ne visualiser que les dossiers encore actifs et nécessitant un suivi.

Actions « Dossier »

Via le bouton bleu « Ouvrir le dossier », vous pouvez accéder directement au compte du client.

Via le bouton bleu « Voir les détails », vous avez accès à plusieurs onglets de paramètres spécifiques au dossier. Ceux-ci permettent souvent de définir, au niveau du dossier, des paramètres différents de ceux configurés au niveau du compte comptable.

• Les options relatives au traitement obligatoire des documents entrants

• Le déverrouillage des documents verrouillés

• Les paramètres liés à l'enrichissement des factures électroniques

• La réouverture d'une période clôturée (voir ci-dessous)

Réouvrir une période

Lorsqu'une période TVA a été clôturée par le client, il n'est PLUS POSSIBLE de créer ou d'importer des factures de vente pour cette période. Après concertation avec le client, il est toutefois possible de rouvrir la période si vous le souhaitez, mais uniquement pour la dernière période TVA clôturée. Pour cela, allez vers l'onglet « Clôture TVA ».

Cliquez sur le bouton jaune afin de rouvrir la période clôturée. Le client pourra alors à nouveau créer des documents et les transmettre via la connexion comptable configurée.

Attention : le client devra ensuite confirmer à nouveau depuis son compte que la période comptable peut être clôturée, car le statut du dossier repassera à « En attente de clôture par le client ».

Définir la périodicité TVA d'un dossier

Vous pouvez définir pour chaque dossier si l'entreprise est soumise à une déclaration TVA mensuelle ou trimestrielle.

• Allez vers le dossier client.

• Cliquez sur l'adresse e-mail en haut à droite.

• Choisissez « Paramètres de l'entreprise ».

• Sélectionnez « Journaux et numérotation ».

• Cliquez sur « Modifier » en haut à droite afin de définir la périodicité TVA.

Notifications

Lorsqu'un client indique avoir clôturé sa période comptable, une notification apparaît dans le centre de notifications accessible via l'icône en forme de cloche dans le compte comptable.

Un e-mail est également envoyé à chaque collaborateur du compte comptable ayant accès à ce dossier.

Il est possible de gérer ou de désactiver ces notifications par e-mail individuellement via les « Paramètres personnels » du compte comptable.

• Connectez-vous au compte comptable.

• Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite.

• Ouvrez « Paramètres personnels ».

• À côté de « Notifications », cliquez sur le bouton jaune « Modifier ».

• Activez ou désactivez les notifications souhaitées, puis enregistrez vos modifications.