Intégration avec le logiciel comptable
Il est possible de configurer, au niveau du compte comptable et donc pour l'ensemble des dossiers qui y sont liés, plusieurs paramètres relatifs aux informations transmises avec une facture électronique originale reçue.
Envoi de factures électroniques enrichies
Les données des factures peuvent être enrichies avec des informations supplémentaires saisies par vos clients dans enFact. Ces informations peuvent ensuite être transmises via l'intégration vers votre logiciel comptable. enFact transmet tous les documents traités à votre logiciel comptable sous forme de factures électroniques et peut y inclure ces données supplémentaires. L'ajout de données enrichies aux factures électroniques d'origine doit être activé explicitement, car dans ce cas la facture électronique originale ne sera plus transmise à votre logiciel comptable. Elle restera disponible dans enFact, tandis qu'une version enrichie sera envoyée vers le logiciel comptable.
Ces paramètres s'appliquent également aux documents PDF et aux images traités dans enFact via l'OCR, pour lesquels un fichier UBL/XML est généré. Dans ces fichiers XML, le numéro de client ou de fournisseur, le compte grand livre et le code TVA détaillé sont déjà inclus par défaut. En tant que comptable, vous pouvez désormais également y ajouter la note interne ainsi que les annexes téléchargées.
Configuration des paramètres
Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite dans le compte comptable
Ouvrez « Paramètres de l'entreprise ».
Cliquez sur l'onglet « Intégration avec le logiciel comptable » dans le menu de gauche.
Vous y trouverez plusieurs options que vous pouvez activer ou désactiver. Ces paramètres peuvent être appliqués à tous les dossiers liés au compte comptable ou être définis différemment pour certains dossiers.
Lors du traitement d'une facture électronique, enFact transmet par défaut la facture électronique originale au logiciel comptable. En tant que comptable, vous pouvez toutefois activer des options supplémentaires permettant d'enrichir cette facture avec les informations suivantes :
Les informations relatives aux comptes grand livre
Le contenu du champ « Note interne » du document
Le numéro du client ou du fournisseur dans enFact
Les éventuelles annexes ajoutées par le client au document
L'ajout du champ TaxCategory/Name, alors que les documents Peppol BIS3 ne transmettent par défaut que la valeur du champ TaxCategory/ID.
-> Ces informations ne peuvent être transmises que si le document entrant est également traité dans enFact. Elles ne peuvent pas être ajoutées à un document original transmis directement depuis la liste « À traiter ».
L'activation de ces options doit toujours être effectuée par le comptable, car elles modifient le contenu de la facture électronique originale transmise au logiciel comptable.
Note interne
Un client peut utiliser le champ « Note interne » d'un document pour communiquer des informations utiles à son comptable, par exemple pour indiquer quelle partie d'un achat concerne des dépenses privées, sous quel poste de frais un document doit être comptabilisé, ou toute autre information pertinente. Il s'agit toujours d'un champ de texte libre, contrairement à l'encodage structuré d'un compte général.
Les options disponibles sont les suivantes :
Ajouter, ne pas ajouter, ajouter uniquement pour certains types de documents.
Lorsque cette dernière option est sélectionnée, il est possible de choisir les types de documents concernés : facture, note de crédit, facture d'achat, bordereau d'achat, selfbilling. Le type « Facture » comprend à la fois les factures créées dans enFact et les factures de vente importées depuis un logiciel externe.
Annexes supplémentaires téléchargées
Exemple : certains clients souhaitent ajouter des documents douaniers en annexe à leurs factures d'achat. D'autres souhaitent joindre un bon de livraison spécifique à une facture de vente. Cela est possible dans enFact. Si cette option est activée, ces annexes pourront être transmises à la comptabilité en même temps que l'annexe du document lui-même.
Seuls les types d'annexes pris en charge par Peppol peuvent être ajoutés à une facture électronique : PDF, XLSX, CSV, JPG et PNG.
Les options disponibles sont les suivantes :
Ajouter, ne pas ajouter, ajouter uniquement pour certains types de documents.
Lorsque cette dernière option est sélectionnée, il est possible de choisir les types de documents concernés : facture, note de crédit, facture d'achat, bordereau d'achat, selfbilling. Le type « Facture » comprend à la fois les factures créées dans enFact et les factures de vente importées depuis un logiciel externe.
Numéro de client ou de fournisseur
Par défaut, enFact transmet déjà le numéro du client ou du fournisseur dans le fichier UBL lors du traitement de documents qui ne sont pas des factures électroniques.
Grâce à ce paramètre, il est désormais également possible d'ajouter ce numéro aux factures électroniques, ou au contraire de désactiver explicitement son envoi si cela risque d'entrer en conflit avec la numérotation utilisée dans le logiciel comptable.
Les options disponibles sont les suivantes :
Ajouter, ne pas ajouter, ajouter uniquement pour certains types de documents.
Lorsque cette dernière option est sélectionnée, il est possible de choisir les types de documents concernés : facture, note de crédit, facture d'achat, bordereau d'achat, selfbilling. Le type « Facture » comprend à la fois les factures créées dans enFact et les factures de vente importées depuis un logiciel externe.
Comptes grand livre
Par défaut, enFact transmet déjà ces informations dans le fichier UBL lors du traitement de documents qui ne sont pas des factures électroniques.
Le fonctionnement est ici différent : si le module « comptes grand livre » est activé et que le client utilise des numéros de comptes généraux dans son compte enFact, ceux-ci sont systématiquement ajoutés lorsqu'ils sont disponibles.
Pour les factures de vente créées dans enFact ainsi que pour les documents entrants traités via OCR, les comptes généraux sont toujours transmis lorsqu'ils sont disponibles. Cette option ne peut donc pas être désactivée.
Pour les factures électroniques entrantes traitées dans enFact, vous pouvez, via cette option, choisir d'ajouter également les informations relatives aux comptes généraux lorsque ces documents sont transmis au logiciel comptable.
Codes TVA détaillés
Par défaut, enFact transmet déjà ces informations dans le fichier UBL lors du traitement de documents qui ne sont pas des factures électroniques.
Pour les factures de vente créées dans enFact ainsi que pour les documents entrants traités via OCR, les codes TVA sont toujours transmis lorsqu'ils sont disponibles. Cette option ne peut donc pas être désactivée.
Pour les factures électroniques entrantes traitées dans enFact, vous pouvez, via cette option, choisir d'ajouter également les informations relatives aux codes TVA lorsque ces documents sont transmis au logiciel comptable.
Contexte
Dans une facture électronique, une partie des informations pouvant être encodées dans enFact est perdue, car les documents ne sont plus transmis au format UBL.BE conformément aux spécifications belges, mais au format « Peppol BIS3 ». Cela favorise les échanges universels, mais présente également un inconvénient : certains détails TVA spécifiques à un pays sont regroupés dans des catégories plus larges et plus génériques.
Exemple : pour les opérations d'exportation, il existe trois codes distincts (47/EX, 47/EI et 47/EE). Via Peppol, ces trois codes sont toutefois tous transmis sous un seul code universel : « G ».
Le destinataire de la facture ne peut donc pas déterminer, sur la seule base du code TVA « G », lequel des trois codes détaillés doit être appliqué.
L'enrichissement proposé par enFact permet désormais d'ajouter des informations complémentaires à la facture électronique avant son envoi vers la comptabilité. Ce niveau de détail devient ainsi disponible et permet, dans la pratique, de transmettre « 47/EX » au lieu du simple code « G ».
Confirmation de la modification des factures électroniques
Pour confirmer ces paramètres, le comptable doit également cocher l'option située en bas de la page : « Ajouter ces données aux fichiers UBL originaux, par exemple pour les factures reçues ou importées ».
Paramètres spécifiques à un dossier client
Les paramètres décrits ci-dessus peuvent être définis au niveau du compte comptable. Dans ce cas, ils s'appliquent à TOUS les dossiers liés, qu'ils existent déjà ou qu'ils soient créés ultérieurement.
Il est toutefois possible de définir des paramètres différents pour un dossier spécifique :
Dans le compte comptable, ouvrez l'onglet « Dossiers » dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton bleu « Voir les détails » du dossier concerné.
Dans l'onglet « Intégration avec le logiciel comptable », le comptable peut définir des paramètres spécifiques pour ce dossier.
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