Expert-M
La configuration de la liaison avec Expert-M se fait depuis le compte comptable. Pour configurer la liaison avec Expert-M, vous avez besoin d'un compte comptable gratuit enFact.
Exigences :
Vous avez un compte comptable (INFO)
Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO)
Vous avez installé l'application "Accounting Downloader" sur l'ordinateur ou le serveur où vous souhaitez recevoir les documents (et où Expert-M est installé). (INFO)
Sautez les étapes 1 et 2 si vos dossiers clients enFact sont déjà liés à votre compte comptable.
Étape 1. Créez un compte comptable gratuit
Allez sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour un compte gratuit.
Étape 2. Le client enFact se connecte au compte comptable
Le client doit maintenant lier son compte enFact individuel au compte comptable global. Cette liaison doit être effectuée dans le compte enFact du client.
Fournissez l'adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre cabinet, ainsi que les instructions ci-dessous à votre client :
Connectez-vous à enFact.
Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite pour ouvrir le menu.
Allez dans 'Paramètres de l'entreprise'.
Allez à l'onglet 'Utilisateurs' sur la gauche.
Faites défiler vers le bas de la page jusqu'à 'Comptables et utilisateurs support'.
Cliquez sur le bouton vert '+ Ajouter un utilisateur externe'.
Saisissez l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail avec laquelle le compte comptable a été créé]
Cliquez sur le bouton vert 'Ajouter'.
Une fois cela fait, le dossier apparaîtra dans le compte comptable sous 'Dossiers' et sera accessible.
Étape 3. Installer Accounting Downloader
Pour traiter les documents provenant de enFact dans certains logiciels de comptabilité, ils doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou localement sur un PC). L'outil logiciel 'Accounting Downloader' s'occupe de cela. Vous pouvez facilement télécharger et installer ce programme depuis votre compte comptable via le lien ci-dessous.
Étape 4. Activer la connexion Expert-M
Cliquez sur l'adresse e-mail en haut à droite dans le compte comptable.
Sélectionnez 'Applications et connexions'.
Activez la connexion 'Expert-M' dans 'Applications et connexions liées à la comptabilité'.
Une option 'Expert-M' apparaîtra dans le menu à gauche.
Étape 5. Configurer la connexion Expert-M
Menu 'Appareils de téléchargement'
Cliquez sur 'Appareils de téléchargement' dans le menu de gauche et actualisez la page : vous verrez maintenant les appareils disponibles.
Cliquez sur le bouton jaune 'Paramètres' dans l'écran ci-dessus pour transférer les fichiers UBL depuis enFact vers le bon dossier sur votre ordinateur :
Dans le champ 'Dossier principal sur l'ordinateur', vous pouvez vérifier les informations ci-dessus. Par défaut, tous les fichiers se trouvent dans le dossier "c:\expertm", mais cela peut varier et vous pouvez le configurer dans cet écran. Le code du dossier sera défini plus tard pour chaque dossier, les dossiers des achats et des ventes seront créés automatiquement.
Accounting Downloader placera alors les fichiers UBL dans les dossiers suivants :
c:\expertm\dossiercode\Te Verwerken\Aankopen
c:\expertm\dossiercode\Te Verwerken\Verkopen
Menu 'Expert-M'
Ici, vous pouvez voir les dossiers Expert-M connectés. Cliquez sur '+ Établir une nouvelle connexion' en haut à droite pour lier un dossier Expert-M. Vous trouverez le 'Code du dossier' dans votre environnement Expert-M. Ce code est également utilisé pour la structure des dossiers :
c:\expertm\dossiercode\Te Verwerken\Verkopen
Aperçu :
Envoyer des documents vers Expert-M
Lorsque la connexion avec Expert-M est activée, une icône apparaît dans le compte client à gauche de l'aperçu des factures.
Les documents sans icône Expert-M (c'est-à-dire ceux qui n'ont pas encore été envoyés au comptable) sont répertoriés dans le compte comptable, en haut à droite, sous 'Documents à traiter'.
Cliquez sur 'Envoyer des documents vers le dossier Expert-M'.
Ici, vous pouvez sélectionner un appareil : par exemple PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé, ... L'outil Accounting Downloader fonctionne en arrière-plan sur chacun de ces appareils. Après l'envoi, il télécharge automatiquement les fichiers et les place dans le dossier approprié.
Désormais, vous pouvez ouvrir Expert-M et traiter ces fichiers via Expert-M (voir Étape 6).
Cette méthode ne nécessite pas la définition d'un appareil par défaut : vous pouvez assigner un appareil dossier par dossier.
Avancé : activer l'envoi automatique
Il est possible d'activer l'envoi automatique à partir du compte comptable. Si vous l'activez, les documents seront envoyés une fois par jour (pendant la nuit) au compte comptable. Cela implique :
Factures de vente : elles sont automatiquement envoyées si elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Notes de crédit : elles sont automatiquement envoyées si elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Bons d'achat : ils sont automatiquement envoyés s'ils ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Documents d'achat entrants (via l'adresse mail de enFact ou PEPPOL) : ceux-ci ne sont pas envoyés automatiquement, mais doivent être approuvés manuellement pour l'envoi, soit en les comptabilisant comme achat (voir le point suivant), soit en les envoyant manuellement au comptable ;
Factures d'achat : toutes les factures d'achat que vous traitez via le module 'Achats' ou la liste de traitement sont automatiquement envoyées.
Paramétrage étape 1 : définir 'l'appareil par défaut'
Pour rendre cet envoi possible, un 'Appareil par défaut' doit être configuré. L'entreprise A envoyé à la Fiduciaire Y. Cependant, l'entreprise A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être placés. La Fiduciaire Y doit donc configurer un 'Appareil par défaut' (par exemple, un serveur partagé) où les documents doivent arriver. Si un tel appareil n'est pas configuré, le client ne peut pas envoyer ses documents lui-même.
Cliquez sur 'Expert-M' dans le menu de gauche du compte comptable.
Cliquez sur le bouton jaune 'Paramètres' en haut à droite de cette page.
Via le bouton jaune 'Paramètres', vous pouvez indiquer comment les documents des comptes clients dans enFact seront envoyés. À côté de 'Appareil', vous pouvez sélectionner l'un des appareils que vous avez configurés ou choisir l'environnement de serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n'est configuré, l'envoi automatique ne peut pas être effectué.
Paramétrage étape 2 : activer le transfert
Dans le compte comptable, cliquez sur 'Expert-M' dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Consulter » à côté du dossier que vous avez choisi
En haut à gauche, vous voyez les détails du dossier : ici, déplacez le bouton à côté de « Transférer automatiquement les documents d'achat et de vente » pour qu'il devienne vert (= actif). La transmission automatique est maintenant active.
Transfert manuel à partir du compte client
Une fois un 'appareil par défaut' défini, le client peut également envoyer manuellement des documents vers 'Expert-M' depuis son compte :
Icône verte Expert-M sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable et récupérée par Accounting downloader (= 'envoyé avec succès')
Icône grise Expert-M sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable, pas encore récupérée par Accounting downloader
Étape 6. Importer les fichiers UBL dans Expert-M
Les documents UBL se trouvent dans le bon dossier pour être traités dans Expert-M. Suivez les étapes du manuel Kluwer pour configurer l'importation de ces fichiers dans Expert-M :
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