Venice

La configuration de la liaison avec Venice se fait depuis le compte de l'expert-comptable. Pour configurer la liaison avec Venice, vous avez besoin d'un compte gratuit enFact pour experts-comptables.

Vereisten:

Vous avez un compte expert-comptable (INFO)
Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO)
Vous avez installé l'application "Accounting Downloader" sur l'ordinateur ou le serveur où vous souhaitez recevoir les documents (et où Venice est installé). (INFO)

Ignorez les étapes 1 et 2 si les dossiers clients de enFact sont déjà liés à votre compte comptable.

Étape 1. Créez un compte gratuit pour comptables

Rendez-vous sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour créer un compte gratuit.

Étape 2. Liaison du compte client enFact avec le compte comptable

Le client doit maintenant lier son compte individuel enFact au compte comptable global. Cette liaison doit être effectuée dans le compte enFact du client.

Transmettez l'adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre bureau, ainsi que les instructions suivantes à votre client :

Connectez-vous à enFact.
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
Accédez à 'Paramètres de l'entreprise'.
À gauche, sélectionnez l'onglet 'Utilisateurs'.
Faites défiler jusqu'à 'Comptables et utilisateurs de support'.
Cliquez sur le bouton vert '+ Ajouter un utilisateur externe'.
Entrez l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail utilisée pour créer le compte comptable].
Cliquez sur le bouton vert 'Ajouter'.

Une fois cela fait, le dossier apparaîtra dans le compte comptable sous 'Dossiers', et l'accès sera établi.

Étape 3. Installez Accounting Downloader

Pour traiter les documents provenant de enFact dans certains logiciels comptables, ils doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou en local sur un PC). C'est là que l'outil logiciel 'Accounting Downloader' intervient. Vous pouvez télécharger et installer ce programme facilement depuis votre compte comptable via le lien ci-dessous.

Accounting Downloader

Étape 4. Activer la liaison avec Venice

Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite dans le compte comptable.
Sélectionnez 'Applications et connexions'.
Activez la liaison 'Venice' dans la section 'Applications et connexions comptables'.

Un bouton 'Briljant' apparaîtra dans le menu de gauche.

Étape 5. Configuration de la liaison avec Venice

Cliquez sur 'Appareils de téléchargement' dans le menu de gauche et actualisez la page : vous verrez maintenant les appareils disponibles.

Cliquez sur le bouton jaune 'Paramètres' à l'écran ci-dessus pour transférer les fichiers UBL de enFact vers le dossier approprié sur votre ordinateur :

Localement, via l'explorateur, créez les dossiers suivants sur un lecteur local, par exemple C :

c:\enFact\codedossier\achats

c:\enFact\codedossier\ventes

et déposez vos données d'exportation dans le dossier approprié.

Dans le champ 'Dossier principal Venice', vous pouvez vérifier les informations ci-dessus. Par défaut, tous les fichiers sont placés sous le dossier "c:\enFact, mais cela peut varier et peut être configuré dans cette fenêtre. Le code de dossier (dossiercode) sera configuré ultérieurement par dossier, et les dossiers achats et ventes seront créés automatiquement.

Accounting Downloader place alors les fichiers UBL, par exemple, dans le dossier suivant : c:\enFact\codedossier\achats

Vous pouvez voir ici les dossiers Venice liés. Cliquez en haut à droite sur '+ Configurer une nouvelle connexion' pour connecter un dossier Venice. Le 'Code de dossier' se trouve dans votre environnement Venice.

Aperçu :

Transfert des documents vers Venice

Une fois que la liaison avec Venice est activée, une icône apparaît sur le côté gauche de l'aperçu des factures dans le compte client.

Les documents pour lesquels il n'y a pas encore d'icône Venice (c'est-à-dire ceux qui n'ont pas encore été transmis au comptable) sont répertoriés dans le compte comptable, en haut à droite sous 'Documents à traiter'.

Cliquez sur 'Envoyer les documents vers le dossier Venice'

Ici, vous pouvez sélectionner un appareil : par exemple, PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé…, Sur chacun de ces appareils, Accounting Downloader fonctionne en arrière-plan. Après l'envoi, il télécharge automatiquement les fichiers et les place dans le dossier approprié.

À partir de maintenant, vous pouvez ouvrir Venice et lire et traiter ces fichiers via Venice (voir Étape 6.)

Avec cette méthode, il n'est pas nécessaire de définir un appareil par défaut : vous pouvez attribuer un appareil par dossier.

Avancé : activer l'envoi automatique

Il est possible d'activer l'option 'envoi automatique' depuis le compte comptable. Lorsque cette fonction est activée, les documents sont envoyés une fois par jour (pendant la nuit) vers le compte comptable. Voici ce que cela implique :

Factures de vente : sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Notes de crédit : sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Bordereaux d'achat : sont automatiquement envoyés lorsqu'ils ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Documents d'achat entrants (via adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : ne sont pas envoyés automatiquement, mais doivent être approuvés manuellement avant l'envoi, en les intégrant comme achats (voir point suivant) ou en les envoyant manuellement au comptable.
Factures d'achat : toutes les factures d'achat traitées via le module 'Achats' ou la liste de traitement sont automatiquement envoyées.

Réglage étape 1 : définir 'l'appareil par défaut'

Pour permettre cet envoi, il est nécessaire de définir un 'Appareil par défaut'. Par exemple, l'Entreprise A envoyé ses documents au Cabinet Comptable Y. Cependant, l'Entreprise A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être placés. Par conséquent, le Cabinet Comptable Y doit configurer un 'Appareil par défaut' (par exemple, un serveur partagé) sur lequel les documents doivent être reçus. Si aucun appareil de ce type n'est configuré, le client ne pourra pas envoyer ses documents lui-même.

Cliquez dans le menu de gauche du compte comptable sur 'Venice'
Sur cette page, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite 'Paramètres'

Via le bouton jaune 'Paramètres', vous pouvez indiquer comment les documents seront envoyés depuis les comptes clients dans enFact. À côté de 'Appareil', vous pouvez sélectionner l'un des appareils que vous avez configurés ou choisir l'environnement de serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n'est configuré, l'envoi automatique ne sera pas possible.

Réglage étape 2 : activer le transfert

Dans le compte comptable, cliquez sur 'Venice' dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Consulter » à côté du dossier que vous avez choisi
En haut à gauche, vous voyez les détails du dossier : ici, déplacez le bouton à côté de « Transférer automatiquement les documents d'achat et de vente » pour qu'il devienne vert (= actif). La transmission automatique est maintenant active.

Transfert manuel à partir du compte client

Une fois qu'un 'appareil par défaut' est défini, le client peut également manuellement 'envoyer des documents vers Venice' depuis son compte :

Icône Venice bleue sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable et récupérée par Accounting Downloader (= ‘envoi réussi’).
Icône Venice grise sur la ligne de facture : déjà envoyée au comptable, mais pas encore récupérée par Accounting Downloader.

Étape 6. Importer les documents UBL dans Venice

Les documents UBL seront placés dans un dossier pour traitement dans Venice. Suivez les étapes pour configurer leur importation dans Venice (uniquement disponible en néerlandais) :