TopAccount

L'établissement de la connexion avec TopAccount se fait à partir du compte de l'expert-comptable. Pour configurer la connexion avec TopAccount, vous avez besoin d'un compte expert-comptable gratuit enFact.

Exigences :

Vous avez un compte expert-comptable (INFO).
Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO).
Vous avez installé l'application "Accounting Downloader" sur l'ordinateur ou le serveur où vous souhaitez recevoir les documents (et où TopAccount est installé) (INFO).

Si les dossiers clients de enFact sont déjà liés à votre compte expert-comptable, passez les étapes 1 et 2.

Étape 1 : Créer un compte expert-comptable gratuit

Rendez-vous sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour un compte gratuit.

Étape 2 : Connecter le client enFact au compte expert-comptable

Le client doit maintenant lier son compte individuel enFact au compte expert-comptable centralisé. Cette liaison doit être effectuée dans le compte enFact du client.

Fournissez l'adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre bureau, ainsi que les instructions suivantes à votre client :

Connectez-vous à enFact.
Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.
Allez dans 'Paramètres de l'entreprise'.
Allez à gauche sur l'onglet 'Utilisateurs'.
Faites défiler vers le bas de la page jusqu'à 'Comptables et utilisateurs de support'.
Cliquez sur le bouton vert '+ Ajouter un utilisateur externe'.
Entrez l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail avec laquelle le compte expert-comptable a été créé].
Cliquez sur le bouton vert 'Ajouter'.

Une fois cela terminé, le dossier apparaîtra dans le compte expert-comptable sous 'Dossiers', et l'accès sera accordé.

Étape 3. Installer Accounting Downloader

Pour traiter les documents provenant d'enFact dans certains logiciels de comptabilité, ils doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou en local sur un PC). L'outil logiciel "Accounting Downloader" s'occupe de cela. Vous pouvez télécharger et installer ce programme facilement depuis votre compte de comptable via le lien ci-dessous.

Accounting Downloader

Étape 4. Activer la liaison avec TopAccount

Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite de votre compte de comptable.
Sélectionnez "Applications et connexions".
Activez la liaison "TopAccount" sous "Applications et connexions liées à la comptabilité".

Un bouton "TopAccount" apparaîtra dans le menu à gauche.

Étape 5. Configurer la liaison avec TopAccount

Cliquez sur "Appareils de téléchargement" dans le menu de gauche et actualisez la page : vous verrez maintenant les appareils disponibles.

Cliquez sur le bouton jaune "Paramètres" à l'écran ci-dessus pour déplacer les fichiers UBL d'enFact vers le dossier approprié sur votre ordinateur :

Dans le champ "Répertoire principal sur l'ordinateur", vous pouvez vérifier les informations ci-dessus. Par défaut, tous les fichiers sont placés sous le dossier "c:\topaccount", mais cela peut varier et être ajusté dans cette fenêtre. Le code de dossier sera configuré ultérieurement par dossier. Le dossier "Import UBL" est automatiquement créé.

Le logiciel Accounting Downloader place alors les fichiers UBL dans par exemple le dossier suivant : c:\topaccount\codedossier\Import\Ubl

Ici, vous pouvez voir les dossiers TopAccount associés. Cliquez en haut à droite sur '+ Nouvelle connexion' pour connecter un dossier TopAccount. Le 'Code de dossier' se trouve dans votre environnement TopAccount. Ce code est également utilisé pour la structure des dossiers : c:\topaccount\codedossier\Import\Ubl

Aperçu :

Transférer des documents vers TopAccount

Lorsque la connexion avec TopAccount est activée, une icône apparaît dans le compte client à gauche de l'aperçu des factures.

Les documents pour lesquels il n'y a pas encore d'icône TopAccount (c'est-à-dire qu'ils n'ont pas encore été transmis au comptable) sont répertoriés dans le compte de la comptabilité, en haut à droite, sous 'Documents à traiter'.

Cliquez sur "Envoyer des documents au dossier TopAccount".

Ici, vous pouvez sélectionner un appareil : par exemple PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé…, Sur chacun de ces appareils, le 'Accounting downloader' s'exécute en arrière-plan. Après l'envoi, il téléchargera automatiquement les fichiers et les placera dans le dossier approprié.

Désormais, vous pouvez ouvrir TopAccount et y lire et traiter ces fichiers (voir Étape 6).

Avec cette méthode, il n'est pas nécessaire de définir un appareil par défaut : vous pouvez attribuer un appareil par dossier.

Avancé : Activer l'envoi automatique

Il est possible d'activer l'option d'envoi automatique depuis le compte comptable. Une fois activée, les documents sont envoyés une fois par jour (la nuit) vers le compte du comptable. Voici ce que cela implique :

Factures de vente : sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Notes de crédit : sont automatiquement envoyées lorsqu'elles ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Bordereaux d'achat : sont automatiquement envoyés lorsqu'ils ont le statut 'envoyé' ou 'payé'.
Documents d'achat entrants (via l'adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : ne sont pas automatiquement envoyés et doivent être approuvés manuellement avant l'envoi, en les enregistrant comme achats (voir point suivant) ou en les envoyant manuellement au comptable.
Factures d'achat : toutes les factures d'achat que vous traitez via le module 'Achats' ou la liste de traitement sont automatiquement envoyées.

Configuration étape 1 : définir 'l'appareil par défaut'

Pour permettre cette transmission, un 'Appareil standard' doit être configuré. L'entreprise A envoie vers le cabinet comptable Y. Cependant, l'entreprise A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être reçus. Le cabinet comptable Y doit donc configurer un 'Appareil standard' (par exemple, un serveur partagé) sur lequel les documents doivent être reçus. Si un tel appareil n'est pas configuré, le client ne peut pas envoyer ses documents lui-même.

Cliquez sur 'TopAccount' dans le menu de gauche du compte du comptable.
Sur cette page, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite 'Paramètres'.

À travers le bouton jaune 'Paramètres', vous pouvez définir comment les documents seront envoyés depuis les comptes clients dans enFact. À côté de 'Appareil', vous pouvez sélectionner l'un des dispositifs que vous avez configurés ou opter pour l'environnement serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n'est défini, l'envoi automatique ne sera pas possible.

Configuration étape 2 : activer le transfert

Dans le compte comptable, cliquez sur 'TopAccount' dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Consulter » à côté du dossier que vous avez choisi
En haut à gauche, vous voyez les détails du dossier : ici, déplacez le bouton à côté de « Transférer automatiquement les documents d'achat et de vente » pour qu'il devienne vert (= actif). La transmission automatique est maintenant active.

Transfert manuel à partir du compte client

Une fois qu'un 'appareil par défaut' est défini, le client peut également envoyer manuellement des documents vers 'TopAccount' depuis son compte.

Icône verte TopAccount sur la ligne de facture : déjà transmis au comptable et récupéré par le 'Accounting downloader' (= 'envoyé avec succès')
Icône grise TopAccount sur la ligne de facture : déjà transmis au comptable, pas encore récupéré par le 'Accounting downloader'.

Étape 6. Importer UBL dans TopAccount

Les documents UBL sont placés dans le dossier approprié pour traitement dans TopAccount. Suivez les étapes du manuel Kluwer pour configurer l'importation de ces documents dans TopAccount.