Sage BOB Demat

La configuration de la connexion avec Sage BOB Demat se fait depuis le compte comptable. Pour configurer cette connexion, vous avez besoin d'un compte comptable enFact gratuit.

Exigences :

• Vous avez un compte comptable (INFO)

• Vous avez accès aux dossiers de vos clients (INFO)

• Vous avez installé l'application "Accounting Downloader" sur l'ordinateur ou le serveur où vous souhaitez recevoir les documents (et où BOB Demat est installé). (INFO)

Étape 1. Créez un compte comptable gratuit

Allez sur https://www.enfact.be/comptables/accueil et inscrivez-vous pour un compte gratuit.

Étape 2. Le client enFact se connecte au compte comptable

Le client doit maintenant connecter son compte enFact individuel au compte comptable principal. Cette connexion doit se faire dans le compte enFact du client.

Fournissez l'adresse e-mail avec laquelle vous avez enregistré votre bureau, ainsi que les instructions ci-dessous à votre client :

• Connectez-vous à enFact.

• Cliquez en haut à droite sur votre adresse e-mail pour ouvrir le menu.

• Allez dans 'Paramètres de l'entreprise'.

• Sur le côté gauche, allez à l'onglet 'Utilisateurs'.

• Faites défiler la page vers le bas jusqu'à 'Comptables et utilisateurs de support'.

• Cliquez sur le bouton vert '+ Ajouter un utilisateur externe'.

• Entrez l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail avec laquelle le compte comptable a été créé]

• Cliquez sur le bouton vert 'Ajouter'.

Une fois cela fait, le dossier apparaîtra dans le compte comptable sous 'Dossiers' et sera accessible.

Étape 3. Installez Accounting Downloader

Pour traiter les documents provenant d'enFact dans certains logiciels comptables, ils doivent être placés dans des dossiers prédéfinis (sur un serveur partagé ou localement sur un PC). L'outil logiciel 'Accounting Downloader' s'en charge. Vous pouvez facilement télécharger et installer ce programme depuis votre compte comptable via le lien ci-dessous.

Étape 4. Activez la connexion BOB Demat

• Cliquez dans le compte comptable en haut à droite sur l'adresse e-mail.

• Sélectionnez 'Applications et connexions'.

• Activez la connexion 'Sage BOB Demat' dans 'Applications et connexions liées à la comptabilité'.

Sur le côté gauche, un bouton 'Sage Demat' apparaît dans le menu.

Étape 5. Configurez la connexion BOB Demat

Menu 'Appareils de téléchargement'

Cliquez dans le menu de gauche sur 'Appareils de téléchargement' et actualisez la page : vous voyez maintenant les appareils disponibles.

Cliquez dans l'écran ci-dessus sur le bouton jaune 'Paramètres' pour transférer les fichiers UBL depuis enFact vers le bon dossier sur votre ordinateur :

Dans le champ 'Dossier principal Demat', vous pouvez vérifier les informations ci-dessus. Par défaut, tous les fichiers sont enregistrés sous le dossier "c:\bob-demat", mais cela peut varier et peut être configuré dans cette fenêtre. Le code de dossier sera défini ultérieurement pour chaque dossier, et les dossiers pour les achats et les ventes seront créés automatiquement.

Accounting Downloader placera les fichiers UBL par exemple dans les dossiers suivants :

• c:\bob-demat\codedossier\achats

• c:\bob-demat\codedossier\ventes

Menu 'Sage Demat'

Ici, vous pouvez voir les dossiers Sage BOB Demat connectés. Cliquez en haut à droite sur '+ Configurer une nouvelle connexion' pour lier un dossier. Le 'Code de dossier' se trouve dans votre environnement BOB Demat. Ce code est également utilisé pour l'organisation des dossiers :

• c:\bob-demat\codedossier\ventes

Aperçu :

Transférer des documents vers Sage BOB

Lorsque la connexion avec Sage Demat est activée, une icône apparaît à gauche de l'aperçu des factures dans le compte client.

Les documents pour lesquels il n'y a pas encore d'icône Sage (= pas encore transmis au comptable) sont répertoriés dans le compte du comptable, en haut à droite, sous 'Documents à traiter'.

Cliquez sur "Envoyer des documents au dossier Sage Demat".

Ici, vous pouvez sélectionner un appareil : par exemple, PC Kevin, PC Barbara, serveur partagé…, L'outil Accounting Downloader fonctionne en arrière-plan sur chacun de ces appareils. Une fois les documents envoyés, il télécharge automatiquement les fichiers et les place dans le dossier approprié.

À partir de maintenant, vous pouvez ouvrir Sage BOB et traiter ces fichiers via BOB Demat.

Avancé : Activer l'envoi automatique

Il est possible d'activer l'envoi automatique depuis le compte comptable. Lorsque vous activez cette fonction, les documents sont envoyés une fois par jour (pendant la nuit) vers le compte du comptable. Cela comprend :

• Les factures de vente : envoyées automatiquement si elles sont marquées comme "envoyées" ou "payées".

• Les notes de crédit : envoyées automatiquement si elles sont marquées comme "envoyées" ou "payées".

• Les bordereaux d'achat : envoyés automatiquement s'ils sont marqués comme "envoyés" ou "payés".

• Les documents d'achat entrants (via l'adresse e-mail enFact ou PEPPOL) : ils ne sont pas envoyés automatiquement, mais doivent être approuvés manuellement avant l'envoi, en les enregistrant comme achats (voir point suivant) ou en les envoyant manuellement au comptable.

• Les factures d'achat : toutes les factures d'achat traitées via le module "Achats" ou la liste de traitement sont envoyées automatiquement.

Réglage étape 1 : définir 'l'appareil par défaut'

Pour permettre cet envoi, un "appareil par défaut" doit être configuré. L'entreprise A envoyé à l'office de comptabilité Y. Cependant, l'entreprise A ne sait pas sur quel appareil ou dans quel dossier ces documents doivent être reçus. Par conséquent, l'office de comptabilité Y doit configurer un "appareil par défaut" (par exemple, un serveur partagé) pour recevoir les documents. Si un tel appareil n'est pas configuré, le client ne peut pas envoyer ses documents lui-même.

• Cliquez dans le menu de gauche du compte du comptable sur "Sage Demat".

• Sur cette page, cliquez sur le bouton jaune en haut à droite "Paramètres".

Via le bouton jaune 'Paramètres', vous pouvez indiquer comment les documents seront envoyés depuis les comptes clients dans enFact. À côté de 'Appareil', vous pouvez sélectionner l'un des appareils que vous avez configurés ou choisir l'environnement de serveur partagé. Si aucun appareil par défaut n'est défini, l'envoi automatique ne sera pas possible.

Réglage étape 2 : activer le transfert

• Dans le compte comptable, cliquez sur 'Sage BOB Demat' dans le menu de gauche.

• Cliquez sur « Consulter » à côté du dossier que vous avez choisi

• En haut à gauche, vous voyez les détails du dossier : ici, déplacez le bouton à côté de « Transférer automatiquement les documents d'achat et de vente » pour qu'il devienne vert (= actif). La transmission automatique est maintenant active.

Transfert manuel à partir du compte client

Une fois qu'un 'appareil par défaut' est défini, le client peut également envoyer manuellement des documents depuis son compte vers Sage BOB Demat.

• Icône vert Sage sur la ligne de facture : déjà envoyé au comptable et récupéré par Accounting Downloader (= 'envoyé avec succès')

• Icône grise Sage sur la ligne de facture : déjà envoyé au comptable, pas encore récupéré par Accounting Downloader

Étape 6. Importer les documents UBL dans Sage BOB

Les documents UBL sont placés dans le dossier approprié pour être traités dans Sage BOB. Pour savoir comment les importer dans le programme, veuillez contacter le support Sage.